Så intervjuar du som en rekryterare

Anställningsintervjun är tveklöst den vanligaste förekommande urvalstekniken när det kommer till rekrytering av medarbetare. Intervjun som urvalsmoment är förekommande i princip i alla rekryteringsprocesser, men kan fylla många olika syften. Att vara en duktig intervjuare är en nyckelkompetens både hos framgångsrika chefer och HR-organisationer. Men hur kan du som intervjuar slipa på din förmåga och bli ännu mer pricksäkra vid ditt nästa möte med en kandidat?

Låt oss dela bryta ner utmaningen och titta på intervjun ur tre olika perspektiv:

1. Intervjun som en delkomponent i en rekryteringsprocess
2. Intervjun som metod
3. Intervjun utifrån ett kandidatperspektiv

1. Intervjun i en rekryteringsprocess

En rekryteringsprocess går först och främst ut på att hitta rätt kandidat för rollen som skall tillsättas. Processen bör innehålla olika komponenter som var och en fungerar som specialiserade filter med gemensamt mål att bara vaska fram de bästa kandidaterna. Det är viktigt att ha i åtanke att dessa filter i processen utöver att ”släppa igenom” de bästa kandidaterna utan också måste marknadsföra företaget som arbetsplats och arbetsgivare och således ”driva kandidaterna framåt” i processen. Sammantaget skall de hjälpa kandidaterna lära känna bolaget, och bolaget att lära känna kandidaterna. De olika komponenterna i en rekryteringsprocess kan ha olika namn men innehåller ofta följande steg i olika omfattning och utformning:

• CV-screening – Har kandidaten relevant erfarenhet?
• Personligt brev – Varför är kandidaten intresserad av just den här rollen / företaget?
• Intervjuer – Är ni en bra match för varandra (kultur, kompetens, behov)
• Arbetspsykologiska tester – Finns det personlig bias som påverkat vår bild av kandidaten?
• Referenser & belastningsregistret – Kan externa källor bekräfta bilden vi fått av kandidaten?

Traditionellt är intervjun det steg där det rekryterande bolaget investerar mest tid och kraft då det engagerar flera intervjuare som träffar kandidater vid olika tillfällen. Men hur ska du göra för att bli mer skarp i din intervju? 
‍

2. Intervjun som metod

Professionella rekryterare, HR-personer och chefer förstår värdet av en väl genomförd intervju. Innan intervju bör du fastställa följande:

Vad syftet med intervjun?‍

En intervju kan fylla många olika syften. Vissa intervjuer fyller flera syften medan andra inriktar sig specifikt på ett syfte. Här listar vi ett par vanliga syften:

• Att sälja in rollen till en potentiell kandidat som att hen får blodad tand och stannar kvar i processen.
• Att lära känna kandidaten bättre genom att ställa relevanta frågor kring dennes bakgrund eller erfarenheter, och på det sätter göra en bedömning av kandidatens lämplighet.
• Att validera eller omkullkasta tidigare intervjuer (i rekryteringsprocessen)?
• Att live testa kandidatens problemlösningsförmåga relevanta för rollen (case-intervju).
• Att ge kandidaten möjlighet att lära känna företaget och dess anställda bättre.
• Att stämma av oklarheter kopplat till personens ansökan.

I många intervjuer har (tyvärr) inte intervjuaren fastställt syftet helt vilket skapar otydlighet och utmaningar kring resultatet av intervjun och hur det skall användas för att utvärdera kandidaten.

Vilken struktur skall intervjun ha?

• Ostrukturerad intervju: En intervju med öppen struktur utan fördefinierade frågor. Istället blir det mer som ett formellt samtal mellan två gelikar där intervjuaren låter kandidatens svar styra vart intervjun leder. Detta är den vanligaste förekommande metoden då det inte kräver någon större förberedelse och leder ofta till ett mer avslappnat möte. Tyvärr visar forskning att denna metod löper större risk för att personlig bias påverkar utfallet och resultatet riskerar att bli lidande.
  ‍
• Strukturerad intervju: Den raka motsatsen till ostrukturerad intervju. Här är alla frågor och följdfrågor på förhand definierade samt hur respektive svar skall bedömas. Även följden av frågorna är förutbestämd. Allt detta för att få en så objektiv och jämförbar bild som möjligt mellan samtliga kandidaters intervju-prestationer. Nackdelen med det här formatet är att det kan bli onaturligt och uppfattas som att kandidaten blir förhörd. Detta kan påverka vissa kandidaters prestation negativt - och även hur de uppfattar företaget och de anställda. Det här formatet ställer således höga krav på de som intervjuar, att de är väl förberedda och tränat på genomförandet för att lyckas.
  ‍
• Semi-strukturerad intervju: Denna struktur har förbestämda huvudfrågor där alla kandidater får dessa i samma ordning. Det som skiljer den semistrukturerade från den strukturerade är metodiken är att den tillåter följdfrågor som inte är förutbestämda. Detta minskar risken att intervjun uppfattas som ett förhör och ämnar fånga det positiva från både de båda andra formaten. Metodiken blir allt vanligare då forskningen visar på att denna modell ökar chansen till en korrekt och fördomsfri bedömning av kandidaten. Då de huvudsakliga frågorna är samma underlättar det att jämföra de olika kandidaterna. Nackdelen är att formatet kräver mer förberedelse och att man som intervjuare är noga med att inte sugas in på en tangent och missa det huvudsakliga spåret.
  ‍
  

Hur bedömer vi utfallet av intervjun?

• Det vanligaste felet som ovana intervjuare gör är att de inte på förhand bestämt hur man ska värdera ett svar. Det finns omfattande forskning som visar på att man som intervjuare riskerar att hamna i mängder med fallgropar om detta förarbete inte är gjort.

• Därför rekommenderar vi på Fill att man tar fram en intervjuguide med fastställda frågor och definierade “bra” och “dåligt” svar. Att därtill lägga in en glidande skala som löper mellan “bra” och “dåligt” över ett antal steg gör det enkelt för olika intervjuare att göra likvärdiga bedömningar. 

• Ett sista område att se över är sedan hur man sammanställer man resultatet från intervjun. Det kan vara i skrift (så kallad write-up), muntligt i ett möte eller via ett poängsättningssystem. Alla tre går även att kombinera om så önskas och syftet är att underlätta jämförelse av kandidaterna.

‍

3. Intervjun utifrån ett kandidatperspektiv

Alla som någon gång sökt ett jobb har upplevt skillnaden på en bra och en dålig intervju. Men det som en kandidat upplever som en bra intervju kan en annan kandidat uppleva som en dålig. Alla sökande är helt enkelt olika varför det är viktigt att säkerställa att det formatet du väljer passar de kandidater du söker. Som tur är finns det ett par generella “sanningar” som de flesta uppfattar som positiva i intervjusituation:

• Börja intervjun med en introduktion som förklarar syftet och ramarna för intervjun. Exempelvis intervjuns längd, vilka som är närvarande, deras roller, vad intervjun ska resultera i och hur den kommer att gå till.
• Följ därefter upp med frågor som är mer lättsam och inom områden som gör att kandidaten känner sig bekväm och sedd. Exempel på frågor här är “Ska bli så spännande att lära känna dig bättre. Kan du börja med att berätta hur du hamnade du framför mig idag?”
• Mittendelen av intervjun är där intervjuaren bör lägga större fokus och tid på att lära känna kandidaten (och förklarar mer om rollen). Allt som oftast blir frågor i detta skede mer komplexa i sin natur och kräver mer tid för att få besvarade. Exempel på frågor här är ”Berätta om ett komplext problemet som du löst i din professionella karriär” eller ”Vad är det som driver dig?” Att ställa dessa frågor i ett inledande skede riskerar att skapa både obehag och låsningar hos kandidaten så säkerställ att kandidaten är bekväm när dessa frågor kommer.
• Avslut gärna intervjun i mer lättsam karaktär. Frågorna bör vara lätta att besvara och kan till och med övergå i att intervjuaren öppnar upp för att besvara eventuella frågor från kandidaten. Målet är att skapa goda förutsättningar för att kandidaten ska lämna med en nöjd känsla, snarare än djupt försjunken i stort huvudbry. Avsluta alltid med att berätta hur processen framåt ser ut, inklusive tidslinje, så kandidaten vet när de kan förvänta sig besked.
• En modig intervjuare kan även ställa den öppna frågan till kandidaten kring hur hen upplevde intervjun. OBS! Om denna fråga ställs måste intervjuaren vara beredd på att lyssna på hela svaret och reflektera över dess innehåll, även om det inte alltid innehåller det svaret man vill höra 😊.

‍

Att intervjua som en rekryterare

Vill du bemästra hantverket intervju finns det flera moment att ta i beaktande. Vad som passar just dig och din organisation kan variera. Men en sak har alla duktiga intervjuare gemensamt. De intervjuar ofta och utvärderar löpande sitt eget arbete.

Utmaning

Upplever du själv att det är utmanande att intervjua och vill få hjälp med hela eller delar av detta kritiska moment? Då kan en extern rekryterare vara behjälplig både med utbildning och bistå dig som ska rekrytera att genomföra intervjun åt dig. 

Fills lösning

Vi på Fill är experter inom rekrytering och vill med vår tjänst erbjuda en modern lösning som för samman köpare och säljare av rekryteringstjänster. Vår lösning hjälper dig att hitta, jämföra och anlita rekryteringsbolag helt kostnadsfritt. Använd Fill för att komma i kontakt med marknadens bästa rekryterare här. 

Era vänner på Fill 🥰